eDocs

Regelmatig worden we benaderd door gebruikers van eDocs waaruit blijkt dat men
niet weet welke mogelijkheden eDocs biedt om uw werk efficiënter te maken.
Waarom kiest u voor digitaal archiveren met eDocs en niet voor PDF opslaan?

Wat is het verschil tussen het opslaan van een PDF op de server en archiveren

van een document in eDocs?

Is digitaal alleen niet voldoende?

Veel organisaties werken al langer met digitale documenten in plaats van een papieren
dossier. Dit is al een mooie stap naar beschikbaarheid en veiligheid van uw dossiers.
Toch besluit men vaak uiteindelijk om over te stappen op digitaal archiveren. Maar
waarom?

Efficiënt archiveren.

eDocs is gericht op bulkverwerking van documenten. Middels de workflow
(postbakjes) kunnen documenten digitaal van de ene naar de andere belanghebbende
gestuurd worden, kunnen aantekeningen op de documenten worden geplaatst en
uiteindelijk eenvoudig, snel en veilig worden opgeslagen in eDocs. eDocs scant in een
eigen formaat waarbij de documenten, in omvang, kunnen worden beperkt en
beveiligd voor virusaanvallen etc.

Opslagformaat van eDocs.

eDocs documenten zijn ongevoelig voor virus aanvallen door een complexe conversie
van het documentformaat. In eDocs formaat kunnen we efficiënt data overdragen. Als
u b.v. een document van 300 pagina’s oproept, worden pagina 1 en 300 kleine plaatjes
(thumbnails) naar uw beeldscherm verzonden. Wanneer u een PDF van 300 pagina’s
oproept wordt altijd het hele document opgeroepen. Met name in ASP kan dit
belemmeringen opleveren voor de werking van andere programma’s en gebruikers.
Immers gaat alle dataverkeer via die ene internetverbinding. Hoe meer data over de
lijn, hoe langzamer het systeem.

Efficiënt zoeken in eDocs.

Met het eDocs filter kunt u invoeren wat u zoekt. eDocs doorzoekt het dossier van een
cliënt óf van alle cliënten, en toont u direct de juiste pagina’s en documenten waarin
uw zoekgegeven voor komt. Of het nu een eDocs scan is, een pdf, een officedocument
of e-mail. Soms weet u gewoon niet wat voor documentformaat u zoekt. Laat dat dan
maar aan eDocs over.

Bulkscan en IntelliScan.

eDocs biedt efficiënter scanoplossingen voor Cloudomgevingen, waarmee stapels
post en dossiers eenvoudig verwerkt kunnen worden.

Dataverkeer bij scannen.

De eDocs Poller zorgt er voor dat de documenten na het scannen worden
overgeplaatst naar de werkvoorraad (postbakje) in het eDocs archief. Bij het
overplaatsen van de stapel gescande documenten wordt de belasting van de
netwerkverbinding net zo belast als hiervoor al vermeld. De eDocs Poller gaat veel
verder dan het overzetten van documenten. We sluiten allerlei problemen uit. Is het
document volledig overgekomen? Is de internetverbinding niet stabiel genoeg?
Moeten de documenten liever niet gedurende de openstelling van het kantoor
overgeplaatst worden (belasting)? Naar welke werkvoorraad moeten de documenten
worden overgeplaatst? Deze, en nog veel meer technische zaken, worden afgehandeld
door de Poller. Het is dus te simpel om te zeggen dat het alleen gaat om hier weghalen
en daar neer zetten. In de Poller zit 10 jaar softwareontwikkeling. Daar profiteert u
van in het gebruik.

Logging van alle handelingen.

Alles wat in eDocs met een document gebeurt wordt vastgelegd. Wie heeft wanneer
gescand, geplaatst in het archief, verplaatst, gemaild én wie heeft een document of
map, wanneer ,verwijderd(!!).
Met het groeiende belang van dossiervorming en aansprakelijkheid van uw
organisatie, is het in úw belang dat kan worden aangetoond dat u op de juiste manier
met uw cliëntendossiers om bent gegaan. We hebben meegemaakt dat (per ongeluk)
dossiers of brieven werden verwijderd door een gebruiker (dit kan trouwens alleen
met de juiste autorisaties). Veel later kwam men daarachter en kon via de logging van
eDocs worden gevonden wie dat wanneer heeft gedaan. Maar belangrijker; De
documenten kunnen weer teruggezet worden.
In een mappenstructuur van Windows zijn deze controles er nooit. Wanneer dit
gebeurt op de server en je komt er later achter is het voor goed WEG. Als u denkt dat
dit theoretisch is moet ik u teleurstellen. Zeker enkele keren per kwartaal wordt ons
gevraagd een ‘verloren’ document weer op te sporen. In eDocs is dit een fluitje van
een cent.

Toegangsbeveiliging.

eDocs kan zo ingericht worden dat per gebruiker informatie wel of niet beschikbaar
wordt gesteld. Zo kun je sommige dossiers of brieven wel archiveren maar alleen aan
bepaalde gebruikers tonen.
Ook kunt u een apart archief inrichten voor uw eigen administratie (administratie,
personeelsdossiers, vakliteratuur, aanvraagformulieren). U kunt toegang geven aan
personen die met deze documenten moeten kunnen werken. Voor de overigen
‘bestaat’ het gewoon niet.

Export mogelijkheden.

eDocs heeft de Export module waarmee u eenvoudig een geheel dossier kunt
exporteren of printen, om over te dragen aan b.v. een andere huisarts.

iPad App voor eDocs.

Binnenkort bieden we een abonnement aan op de eDocs iPad App. Met de
exportmodule kunt u vooraf dossiers uploaden naar een beveiligde omgeving. Daarna
hebt u de dossiers beschikbaar voor onderweg. U kunt foto’s toevoegen (b.v.
ontsteking etc.), aantekeningen maken, maar ook documenten toevoegen(middels
fotocamera). Later kan de upload gesynchroniseerd worden met uw eDocs archief.
Daarmee komt de toegevoegde informatie ook beschikbaar vanuit MHX.

Systeemonafhankelijk.

Digitaal archiveren met eDocs is in principe systeemonafhankelijk. eDocs kan met
diverse andere applicaties gekoppeld worden (middels een ODBC koppeling). Zo
kunnen we oplossingen voor alle Windowsomgevingen bieden (Client-server,
Terminalserver, Private cloud etc.).
Als betrouwbare leverancier van professionele digitale archivering adviseren wij het
gebruik van eDocs, om bovenstaande redenen. Het is natuurlijk aan u om te bepalen
in hoeverre efficiënte verwerking, beveiliging en overige zaken opwegen tegen de
beperkte opslag van PDF.
Vergeet u echter niet dat in deze verzakelijkte wereld, u steeds vaker zult of kunt
worden aangesproken op de procedures en handelingen die ú in uw organisatie
toepast.

Maak uw keuze

Lades
Formaat