Digitaal Archiveren

Om het archiveringssysteem eDocs te kunnen begrijpen is het noodzakelijk om iets meer te
weten over de structuur en de componenten die in eDocs worden gebruikt. Ook zal, aan de
hand van deze componenten worden beschreven hoe documenten en mappen worden
geïndexeerd binnen eDocs. Het filter van eDocs wordt beschreven waardoor duidelijk wordt
hoe de verschillende indexeringsmethoden het zoeken binnen eDocs kan vergemakkelijken.
 
In deze beschrijving zullen de verschillende componenten worden toegelicht. Ook zal de
structuur van de verschillende archieven beschreven worden en hoe documenten worden
toegevoegd aan een of meerdere archieven.

eDocs structuurcomponenten.

· eDocssysteem

Het eDocssysteem
omvat de volledige installatie van eDocs in een netwerk. Op de
server worden de beheermodules geïnstalleerd, waarmee gebruikers, licenties en
archieven kunnen worden aangemaakt, verwijderd en gemuteerd. Op de werkstations
wordt de clientinstallatie
uitgevoerd waarmee alle benodigde DLL’s worden toegevoegd
die noodzakelijk zijn om eDocs te kunnen gebruiken. Een netwerk kan natuurlijk ook een
groep gekoppelde werkstations of zelfs een standalone
werkstation zijn.

· eDocs archief

Binnen eDocs kunnen standaard twee, en tegen meerprijs meerdere, archieven worden
aangemaakt. Zo zou er een archief voor de personeelsgegevens kunnen zijn alsmede
een voor de financiële administratie. Een archief kan in een beveiligd gedeelte van het
netwerk worden geplaatst, zodat alleen bepaalde mensen dit archief kunnen benaderen.
Ook kunnen eDocs gebruikers worden toegekend aan de verschillende archieven.

·Rubrieken

Rubrieken hebben eigenlijk alleen maar een visuele functie binnen eDocs. Je zou ze
kunnen omschrijven als de onderwerpen waarover je documenten wilt gaan archiveren in
eDocs. Voorbeelden hiervan zijn: Belasting, Leveranciers, Klanten etc. Zie het als de
ordners, dossiers en tabbladen in uw huidige fysieke archief. De Rubrieken worden niet
gebruikt voor het indexeren binnen eDocs. Door een Map toe te voegen onder een
Rubriek wordt deze getoond in de boomstructuur van het betreffende archief. Een
Rubriek waaronder GEEN Mappen hangen wordt niet getoond in de boomstructuur.
Omdat de Rubrieken geen indexeringsfunctie hebben zijn ze voor het zoeken in het
archief zelf feitelijk niet nodig. Je zou in principe kunnen volstaan met één Rubriek
waaronder allemaal Mappen hangen. Door indexering van deze Mappen kun je dan elk
document vinden middels het Filter. Om de herkenbaarheid van het archief te vergroten
en om ook gewoon door het archief te kunnen ‘bladeren’, is een duidelijke
Rubriekstructuur zeer te wensen. Als je meerdere archieven hebt kunnen deze dan ook
allemaal een andere Rubriekenstructuur hebben.
Bij definitie van een Rubriek kun je de Rubriek een naam geven. Ook kun je een aantal
variabelen opnemen. De Standaard naam voor de Map, voor de Referentie en voor de in
te scannen documenten. Bij aanmaken van een Map wordt dan bijvoorbeeld de Variabele
%jjjj vertaald naar het huidige jaar (2007). Het zelfde geldt voor de Referentie. Bij de
standaardnaamgeving zou je bijvoorbeeld OB%jjjj%mm kunnen opnemen. Als er nu een
omzetbelastingaangifte wordt gescand, krijgt deze de naam OB200701. Je kunt de
variabelen altijd aanpassen op het moment dat dat nodig geacht wordt. Het zijn
voorstellen van eDocs om de verwerking te versnellen.

· Mappen

Een Map binnen eDocs bevat de feitelijke documenten. Het betreft alle mogelijke digitale
documenten en niet alleen gescande documenten. Een Map krijgt een naam die in de
Boomstructuur getoond wordt. Een Map kan tevens een Referentie bevatten. Dit kan
alles zijn waarmee u meerdere mappen aan elkaar kunt verbinden. Veelal zal dit het
Boekjaar zijn. Hierdoor bent u in staat om bijvoorbeeld in het Filter aan te geven dat u
alleen maar wilt zoeken in de documenten van het huidige jaar. Onderin het scherm voor
definitie van de Map kunt u vrije tekst invullen waarmee u deze map zou willen vinden.
Bijvoorbeeld als u een map aanmaakt voor alle KPN facturen van 2007. Dan wordt de
naam ‘KPN 2007’, de Referentie ‘2007’, de Rubriek ‘KPN’ en de vrije tekst ‘kpn 2007 gsm
telefoon telefonie’. De definities en indexering van de Map worden opgenomen in de
database van eDocs en daarmee kunt u er in het Filter snel op zoeken. Om u het verschil
in snelheid aan te geven, hier het volgende voorbeeld:
U zoekt een document waarvan u weet dat deze in elk geval de tekst ‘0541534959’
bevat. Middels de OCR kunt u de documenten doorzoeken op (stukken) tekst. Als u niets
weet en in het Filter aangeeft (op het tweede tabblad) dat u deze tekst zoekt in een
gescand document en verder geen indexeringsinformatie opgeeft doet eDocs het
volgende. Alle mappen van eDocs worden onderzocht op documenten die deze inhoud
bevatten. Als het archief 100.000 documenten bevat worden dus al die documenten
doorzocht en dat kan even duren. Hoe meer indexeringsgegeven je weet van de mappen
waarin het betreffende document kan zitten hoe kleiner het aantal documenten en hoe
sneller de zoektocht. Als je b.v. weet dat de vrije tekst ‘kpn’ bevat en Referentie ‘2007’,
dan hoeft eDocs wellicht maar in één Map te zoeken.
 

·Werkvoorraden

Werkvoorraden zijn de postbakjes binnen eDocs. Hierin kan alle post voor één persoon of
afdeling in een keer gescand worden. Post in de postbakjes is nog niet opgenomen in het
betreffende archief en wordt niet gevonden met het Filter. Op de documenten kan met
behulp van de ‘Annotaties’ aantekeningen gemaakt worden op de documenten.
Bijvoorbeeld dat het document goedgekeurd is of elke andere mededeling voor de
volgende lezers. Vanuit het postbakje kan het document ‘Geplaatst’ worden in het archief
óf ‘Verplaatst’ worden naar een ander postbakje voor verdere verwerking. Per archief kun
je Werkvoorraden aanmaken. Met deze Werkvoorraden kun je geen documenten van het
enen naar het andere archief verplaatsen. Daarvoor hebben we de
Systeemwerkvoorraden. Deze liggen boven de verschillende archieven die je kunt
hebben en kunnen vanaf elk archief benaderd worden.

·Filter

In eDocs kun je op twee manieren een of meerdere documenten vinden. De eerste is
noemen we ’bladeren’. Je kunt met de cursor door het archief bladeren tot je het
gezochte document gevonden hebt. Hiermee heb je een totaaloverzicht van de in het
archief opgenomen documenten. Met het Filter kun je, tijdelijk, alle niet relevante zaken
uitschakelen. Wanneer je het Filter gebruikt worden alleen rubrieken, mappen en
documenten getoond die aan de selectiecriteria voldoen. Indien bijvoorbeeld een Map
100 documenten bevat, maar er voldoet er maar een aan de selectiecriteria die in het
Filter zijn opgegeven, dan wordt alleen dat ene document getoond.
Het Filter bestaat uit drie tabbladen. Het eerste tabblad biedt de mogelijkheid om
selectiecriteria in te geven die aan een Map zijn toegekend. Deze selectiecriteria zijn
opgeslagen in de database van eDocs en daarmee snel benaderbaar.
Het tweede tabblad biedt de mogelijkheid om op naam of inhoud de documenten te
selecteren. Bij deze selectie worden alle documenten onderzocht.
Stel je hebt een archief met 100.000 documenten en je wilt een brief op inhoud
selecteren. Als je verder niets weet houdt dat in dat alle 100.000 documenten doorzocht
worden en dat kan even duren. Ze staan bijvoorbeeld verdeeld over 10.000 mappen die
allemaal doorzocht moeten worden. Wanneer je echter weet dat het alleen gaat om de
KPN Mappen van het jaar 2006 (eerste tabblad) dan beperk je het zoekgebied tot
bijvoorbeeld maar één Map. Daarmee versnel je het zoekproces natuurlijk enorm. Een
goed doordachte indexering is dan ook erg belangrijk voor een archief.
 

· Toewijzing

De Toewijzing wordt gebruikt om een eerste selectie op het archief te plaatsen. Een
Toewijzing maakt het archief specifiek. Zo kan de Toewijzing een Personeelslid zijn, of
een Patiënt, Project o.i.d. Als je een archief op deze wijze gebruikt dien je eerst een
Toewijzing te selecteren waarna alleen de Mappen worden getoond die aan die
Toewijzing zijn gekoppeld. De Toewijzing wordt ook gebruikt voor het koppelen van een
eDocsarchief aan een ander programma. Zo kennen we koppelingen met
HuisartsenInformatieSystemen (HIS), Ziekenhuissystemen (ZIS), Klantsystemen en
Projectsystemen die een koppeling hebben met eDocs. Daarmee wordt de mogelijkheid
geboden om direct het dossier in te zien van een patiënt die in het HIS is geselecteerd.

Maak uw keuze

Lades
Formaat