Om het archiveringssysteem Papercut te kunnen begrijpen is het noodzakelijk om iets meer te weten over de structuur en de componenten die in Papercut worden gebruikt. Ook zal, aan de hand van deze componenten worden beschreven hoe documenten en mappen worden geïndexeerd binnen Papercut . Het filter van Papercut wordt beschreven waardoor duidelijk wordt hoe de verschillende indexeringsmethoden het zoeken binnen Papercut kan vergemakkelijken. In deze beschrijving zullen de verschillende componenten worden toegelicht. Ook zal de structuur van de verschillende archieven beschreven worden en hoe documenten worden toegevoegd aan een of meerdere archieven.

Papercut structuurcomponenten.

Papercut systeem
Het Papercut systeem omvat de volledige installatie van Papercut in een netwerk. Op de server worden de beheermodules geïnstalleerd, waarmee gebruikers, licenties en archieven kunnen worden aangemaakt, verwijderd en gemuteerd. Op de werkstations wordt de clientinstallatie uitgevoerd waarmee alle benodigde DLL’s worden toegevoegd die noodzakelijk zijn om Papercut te kunnen gebruiken. Een netwerk kan natuurlijk ook een groep gekoppelde werkstations of zelfs een standalone werkstation zijn.

Papercut archief
Binnen Papercut kunnen standaard twee, en tegen meerprijs meerdere, archieven worden aangemaakt. Zo zou er een archief voor de personeelsgegevens kunnen zijn alsmede een voor de financiële administratie. Een archief kan in een beveiligd gedeelte van het netwerk worden geplaatst, zodat alleen bepaalde mensen dit archief kunnen benaderen. Ook kunnen Papercut gebruikers worden toegekend aan de verschillende archieven.

Rubrieken
Rubrieken hebben eigenlijk alleen maar een visuele functie binnen Papercut . Je zou ze kunnen omschrijven als de onderwerpen waarover je documenten wilt gaan archiveren in Papercut . Voorbeelden hiervan zijn: Belasting, Leveranciers, Klanten etc. Zie het als de ordners, dossiers en tabbladen in uw huidige fysieke archief. De Rubrieken worden niet gebruikt voor het indexeren binnen Papercut . Door een Map toe te voegen onder een Rubriek wordt deze getoond in de boomstructuur van het betreffende archief. Een Rubriek waaronder GEEN Mappen hangen wordt niet getoond in de boomstructuur. Omdat de Rubrieken geen indexeringsfunctie hebben zijn ze voor het zoeken in het archief zelf feitelijk niet nodig. Je zou in principe kunnen volstaan met één Rubriek waaronder allemaal Mappen hangen. Door indexering van deze Mappen kun je dan elk document vinden middels het Filter. Om de herkenbaarheid van het archief te vergroten en om ook gewoon door het archief te kunnen ‘bladeren’, is een duidelijke Rubriekstructuur zeer te wensen. Als je meerdere archieven hebt kunnen deze dan ook allemaal een andere Rubriekenstructuur hebben. Bij definitie van een Rubriek kun je de Rubriek een naam geven. Ook kun je een aantal variabelen opnemen. De Standaard naam voor de Map, voor de Referentie en voor de in te scannen documenten. Bij aanmaken van een Map wordt dan bijvoorbeeld de Variabele %jjjj vertaald naar het huidige jaar (2007). Het zelfde geldt voor de Referentie. Bij de standaardnaamgeving zou je bijvoorbeeld OB%jjjj%mm kunnen opnemen. Als er nu een omzetbelastingaangifte wordt gescand, krijgt deze de naam OB200701. Je kunt de
variabelen altijd aanpassen op het moment dat dat nodig geacht wordt. Het zijn voorstellen van Papercut om de verwerking te versnellen.

Mappen
Een Map binnen Papercut bevat de feitelijke documenten. Het betreft alle mogelijke digitale documenten en niet alleen gescande documenten. Een Map krijgt een naam die in de Boomstructuur getoond wordt. Een Map kan tevens een Referentie bevatten. Dit kan alles zijn waarmee u meerdere mappen aan elkaar kunt verbinden. Veelal zal dit het Boekjaar zijn. Hierdoor bent u in staat om bijvoorbeeld in het Filter aan te geven dat u alleen maar wilt zoeken in de documenten van het huidige jaar. Onderin het scherm voor definitie van de Map kunt u vrije tekst invullen waarmee u deze map zou willen vinden. Bijvoorbeeld als u een map aanmaakt voor alle KPN facturen van 2007. Dan wordt de naam ‘KPN 2007’, de Referentie ‘2007’, de Rubriek ‘KPN’ en de vrije tekst ‘kpn 2007 gsm telefoon telefonie’. De definities en indexering van de Map worden opgenomen in de database van Papercut en daarmee kunt u er in het Filter snel op zoeken. Om u het verschil in snelheid aan te geven, hier het volgende voorbeeld:

U zoekt een document waarvan u weet dat deze in elk geval de tekst ‘0541534959’ bevat. Middels de OCR kunt u de documenten doorzoeken op (stukken) tekst. Als u niets weet en in het Filter aangeeft (op het tweede tabblad) dat u deze tekst zoekt in een gescand document en verder geen indexeringsinformatie opgeeft doet Papercut het volgende. Alle mappen van Papercut worden onderzocht op documenten die deze inhoud bevatten. Als het archief 100.000 documenten bevat worden dus al die documenten doorzocht en dat kan even duren. Hoe meer indexeringsgegeven je weet van de mappen waarin het betreffende document kan zitten hoe kleiner het aantal documenten en hoe sneller de zoektocht. Als je b.v. weet dat de vrije tekst ‘kpn’ bevat en Referentie ‘2007’, dan hoeft Papercut wellicht maar in één Map te zoeken.

Werkvoorraden
Werkvoorraden zijn de postbakjes binnen Papercut . Hierin kan alle post voor één persoon of afdeling in een keer gescand worden. Post in de postbakjes is nog niet opgenomen in het betreffende archief en wordt niet gevonden met het Filter. Op de documenten kan met behulp van de ‘Annotaties’ aantekeningen gemaakt worden op de documenten. Bijvoorbeeld dat het document goedgekeurd is of elke andere mededeling voor de volgende lezers. Vanuit het postbakje kan het document ‘Geplaatst’ worden in het archief óf ‘Verplaatst’ worden naar een ander postbakje voor verdere verwerking. Per archief kun je Werkvoorraden aanmaken. Met deze Werkvoorraden kun je geen documenten van het enen naar het andere archief verplaatsen. Daarvoor hebben we de Systeemwerkvoorraden. Deze liggen boven de verschillende archieven die je kunt hebben en kunnen vanaf elk archief benaderd worden.

Filter
In Papercut kun je op twee manieren een of meerdere documenten vinden. De eerste is noemen we ’bladeren’. Je kunt met de cursor door het archief bladeren tot je het gezochte document gevonden hebt. Hiermee heb je een totaaloverzicht van de in het archief opgenomen documenten. Met het Filter kun je, tijdelijk, alle niet relevante zaken uitschakelen. Wanneer je het Filter gebruikt worden alleen rubrieken, mappen en documenten getoond die aan de selectiecriteria voldoen. Indien bijvoorbeeld een Map 100 documenten bevat, maar er voldoet er maar een aan de selectiecriteria die in het Filter zijn opgegeven, dan wordt alleen dat ene document getoond. Het Filter bestaat uit drie tabbladen. Het eerste tabblad biedt de mogelijkheid om selectiecriteria in te geven die aan een Map zijn toegekend. Deze selectiecriteria zijn opgeslagen in de database van Papercut en daarmee snel benaderbaar. Het tweede tabblad biedt de mogelijkheid om op naam of inhoud de documenten te selecteren. Bij deze selectie worden alle documenten onderzocht. Stel je hebt een archief met 100.000 documenten en je wilt een brief op inhoud selecteren. Als je verder niets weet houdt dat in dat alle 100.000 documenten doorzocht worden en dat kan even duren. Ze staan bijvoorbeeld verdeeld over 10.000 mappen die allemaal doorzocht moeten worden. Wanneer je echter weet dat het alleen gaat om de KPN Mappen van het jaar 2006 (eerste tabblad) dan beperk je het zoekgebied tot bijvoorbeeld maar één Map. Daarmee versnel je het zoekproces natuurlijk enorm. Een goed doordachte indexering is dan ook erg belangrijk voor een archief.

Toewijzing
De Toewijzing wordt gebruikt om een eerste selectie op het archief te plaatsen. Een Toewijzing maakt het archief specifiek. Zo kan de Toewijzing een Personeelslid zijn, of een Patiënt, Project o.i.d. Als je een archief op deze wijze gebruikt dien je eerst een Toewijzing te selecteren waarna alleen de Mappen worden getoond die aan die Toewijzing zijn gekoppeld. De Toewijzing wordt ook gebruikt voor het koppelen van een Papercut archief aan een ander programma. Zo kennen we koppelingen met HuisartsenInformatieSystemen (HIS), Ziekenhuissystemen (ZIS), Klantsystemen en Projectsystemen die een koppeling hebben met Papercut . Daarmee wordt de mogelijkheid geboden om direct het dossier in te zien van een patiënt die in het HIS is geselecteerd.